玉柴股份是一個沒有汽車集團作為背景的機械生產(chǎn)企業(yè)，因此必須去產(chǎn)業(yè)鏈上游尋找并爭取訂單，這樣會帶來很多管理上的問題，主要包括：由于所面對的客戶處于多個行業(yè)，因此玉柴股份的產(chǎn)品品種繁多、流程復雜;生產(chǎn)過程中又經(jīng)常會遇到很多突發(fā)性問題，比如由于客戶需求更改而導致的返工;同時，由于各個部門分頭操作、各自為政，因此對某些職位人員的績效考核和管理難度也很大。
　　面對這些問題，廣西玉柴油機械股份有限公司信息部部長韋革少開始思考借助信息系統(tǒng)解決管理上的難題。
　　韋革少介紹說：“玉柴股份企業(yè)信息系統(tǒng)主要分為三個部分：以ERP系統(tǒng)作為核心的生產(chǎn)以及業(yè)務平臺，主要用來管控玉柴股份日常的生產(chǎn)行為;以UG作為主體的研發(fā)平臺，玉柴所有產(chǎn)品都基于這個平臺進行研發(fā)和管理;方便企業(yè)內(nèi)部人員溝通的OA平臺。”
　　韋革少認為對玉柴信息化目標主要有三個方面：
　　首先是規(guī)范化。玉柴股份于2005年在納斯達克上市，因此其內(nèi)部的操作和控制管理必須達到相關法律法規(guī)的要求。因此從企業(yè)角度來說，無論是人員管理還是財務賬目，都必須具備一定的規(guī)范和標準。經(jīng)過最近幾年的努力，結合先進的信息化手段，玉柴股份的內(nèi)部管理水平已經(jīng)有了很大的飛躍。
　　其次是精益化。對于玉柴股份這樣的集團生產(chǎn)銷售型企業(yè)來說，高效率、高質(zhì)量、低成本是一直追求的目標。通過信息化手段，玉柴股份對生產(chǎn)線進行整頓，優(yōu)化生產(chǎn)流程、人員配備以及規(guī)范化操作，實現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)精益化。
　　最后是效益化。原先玉柴股份是為了替換企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)，為了幫助企業(yè)更好地運轉(zhuǎn)而進行信息化投資，但今后將著重考核信息系統(tǒng)給企業(yè)帶來的實際效益，充分評估信息技術給企業(yè)帶來的具體貢獻，由原先的運用型向效益型轉(zhuǎn)變。
　　讓問題迎刃而解
　　2005，雖然順利解決了企業(yè)內(nèi)部制度規(guī)范化、標準化的問題，但伴隨著原材料價格的直線上漲，以及汽車行業(yè)整體銷售額的下降，玉柴股份內(nèi)部面臨著轉(zhuǎn)型的任務;同時，玉柴股份還要準備境外上市，要求新系統(tǒng)上線后對企業(yè)內(nèi)各個環(huán)節(jié)都做出具體的規(guī)范限制，達到一定的標準化，同時符合國際相應的法律法規(guī)，為上市打下良好基礎，韋革少回憶當年。這諸多因素結合起來，形勢對于玉柴股份來說并不樂觀。
　　正是為了解決這些困難，玉柴股份于選擇SAPERP系統(tǒng)，經(jīng)過一年的實施，2005年成功上線，使得企業(yè)管理規(guī)范化的問題迎刃而解。
　　玉柴信息化建設對于玉柴股份的上市也起到了助推作用。作為一個集團性企業(yè)，玉柴下屬控股、參股、全資子公司達37家，遍布中國大江南北，員工人數(shù)一萬六千余人，經(jīng)營范圍涵蓋柴油發(fā)動機、發(fā)電機組、工程機械、專業(yè)汽車、汽車零部件、高級潤滑等各大類，系列產(chǎn)品型號成百上千，每天的生產(chǎn)銷售數(shù)據(jù)不計其數(shù)。
　　韋革少舉了一個例子來說明當時的情況，由于各部門分散作戰(zhàn)，因此信息情報不共享、不統(tǒng)一、不對稱的問題讓人頭痛。銷售部門下一個緊急訂單，生產(chǎn)線接到后加緊趕工，可是幾個月過去了，財務部門發(fā)現(xiàn)款還沒收到，仔細詢問才知道，原來銷售部門根本沒有把產(chǎn)品賣出去!幾十臺發(fā)動機還在倉庫里閑置。韋革少對此很迷惑：“催款不是生產(chǎn)線的事，庫存也不歸財務管，對于這樣的情況，到底應該誰負責?一來二去始終討不到個說法。庫存越堆越多、款越收越少，如此形成了惡性循環(huán)。”
　　這是玉柴股份曾經(jīng)面臨的一個很棘手的問題--訂單管理以及銷售人員工作考核混亂。因為彼此負責的工作都是獨立的，信息無法共享，根本沒有辦法全程對一個訂單進行跟蹤。
　　但是目前這個問題已經(jīng)不復存在。信息系統(tǒng)將諸多部門聯(lián)系起來，銷售、生產(chǎn)、財務、客戶管理等環(huán)節(jié)統(tǒng)統(tǒng)擺到一起，無論哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，流程都無法繼續(xù)下去，必須要解決問題才能夠放行。一個訂單從銷售那里提交，生產(chǎn)線接到后便知道具體的銷售情況，然后便可以對此進行跟蹤。銷售必須將商談的情況記錄到系統(tǒng)中去，包括價格、數(shù)量、型號、交付時間、運輸方式、運費支出單位等等。在這樣的情況下，財務便可以對銷售工作進行具體的考核，包括貨是否發(fā)出、款項是否收回、中間有沒有遇到問題等等。總結來說，信息系統(tǒng)將所有的流程公開化、透明化，一些問題和弊病就無處藏身。
　　系統(tǒng)暴露管理弊端
　　對于剛剛走上信息化道路的玉柴股份來說，信息系統(tǒng)帶來的最大好處并不是縮短多少供貨周期，也不是降低多少庫存，更不是節(jié)省多少成本，而是暴露出企業(yè)現(xiàn)有的問題和弊端。
　　玉柴股份在企業(yè)迅速發(fā)展和規(guī)模膨脹的同時，積留下不少問題，一旦遇到某種條件，這些問題就會突然引起大規(guī)模爆發(fā)，而這樣的爆發(fā)對于快速成長的企業(yè)來說是致命性的。而SAP系統(tǒng)的嚴密和嚴謹，正適合玉柴股份采用，它使得玉柴股份內(nèi)部大大小小的管理問題暴露無遺。
　　面對這些問題，只有變革才能生存。經(jīng)過一番大張旗鼓地改革，玉柴股份煥然一新。過去頻頻抱怨、彼此推卸、無休止扯皮的現(xiàn)象不見了。信息系統(tǒng)很明確地做出了重新的定義，什么工作由什么部門負責、什么部門協(xié)助，清清楚楚。相關數(shù)據(jù)自始至終得到共享，企業(yè)的管理者隨時可以看到公司目前的運營狀況：哪里出了問題?哪些問題需要領導自己出馬?一目了然。
　　ERP上線信心和顧慮兼具
　　目前玉柴股份信息化一期已經(jīng)圓滿結束，信息系統(tǒng)將改變原有的工作方式，并且增加工作量，很多企業(yè)不愿意經(jīng)歷這種改變;而對于管理者，系統(tǒng)可以更好、更快、更準確地反應企業(yè)運營狀況。
　　據(jù)了解，玉柴股份ERP二期項目正在籌劃當中，韋少革表示：“我們企業(yè)在任何情況下都不會放棄，一定會踏踏實實做好本職工作，利用已有的項目經(jīng)驗，為玉柴股份開闊出更為廣括的信息化之路?！?